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Les démarches liées à l'emploi

Responsabilité


Le Président est seul responsable du salarié mais peut cependant déléguer certaines tâches relatives à sa gestion.
L’employeur est tenu de connaître la législation du travail, la convention collective, ses droits et ses obligations.


Préparer un emploi


  • Définir les besoins de l’association.
  • Etudier la faisabilité financière de l’emploi et faire un plan de trésorerie pour le financement de l’emploi envisagé : salaire, charges, frais annexes, demandes de subvention spécifique.
  • Rechercher le type de contrat le plus adapté
  • Etablir un profil de poste clair et précis.
  • En déduire une fiche de fonction.
  • Vérifier la mise à disposition des moyens techniques et logistiques suffisants pour l’exercice de la fonction.
  • Recruter
  • Organiser l’équipe de gestion du salarié (paie, ressources humaines …).

Créer un emploi

Déclarer et immatriculer l'association auprès du Centre de Formalités des Entreprises à l'URSSAF de votre département (www.urssaf.fr).
Effectuer, auprès de l'URSSAF, la Déclaration Unique d'Embauche (DUE) qui permet d’obtenir :
  • La déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
  • La déclaration de première embauche dans un établissement.
  • La demande d'immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité Sociale.
  • La demande d'affiliation au régime d'assurance-chômage.
  • La demande d'adhésion à la médecine du travail.
  • La mise en œuvre de la visite médicale obligatoire.
  • La liste des salariés embauchés pour le pré établissement de la Déclaration Annuelle des Données sociales (DADS).

Cette déclaration peut être effectuée sur un document papier adressé par courrier ou par fax à l'URSSAF dont dépend l'association ou par Internet (www.due.fr), au plus tôt 8 jours avant l'embauche et au plus tard le jour même.
Vérifier l’application de la Convention Collective Nationale du Sport (CCNS) dans la création du poste et les obligations en découlant sur les salaires, les cotisations, la période d'essai, la prévoyance...
S’inscrire auprès d’un organisme de retraite complémentaire désigné par les fédérations Agirc et Arrco (www.arrco.fr) et auprès d’un organisme de prévoyance désigné par la Branche Sport en fonction de l’implantation géographique de l’association (www.cosmos.asso.fr)
Choisir un Organisme Paritaire Collecteur Agréé (O.P.C.A.) – AGEFOS PME relevant de la Branche Sport, auquel vous verserez la cotisation obligatoire pour le droit à la formation continue (UNIFORMATION pour le CIF bénévole et le paritarisme)
Vérifier que votre assurance couvre ce nouveau salarié.
Etablir et signer un contrat de travail comportant au moins les informations citées à l’article 4.2.1 de la CCNS..

gérer un emploi


Financier

Etablir chaque mois le bulletin de salaire
Nota : l’employeur est tenu de conserver les bulletins de paie pendant une durée minimum de 5 ans.
Effectuer trimestriellement les déclarations aux organismes sociaux et fiscaux :
  • URSSAF et Assedic (15 avril, 15 juillet, 15 octobre et 15 janvier),
  • Retraite complémentaire (30 avril, 31 juillet, 31 octobre et 31 janvier)
  • Taxe sur les salaires le cas échéant.

Effectuer chaque année
  • avant le 15 janvier : La déclaration annuelle de liquidation et de régularisation de la taxe sur les salaires
  •  avant le 31 janvier : la Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS), le tableau récapitulatif des cotisations dues à l'URSSAF, le bordereau annuel récapitulatif des charges sociales (Assedic, retraite, prévoyance), la déclaration d'effectif à la médecine du travail et à l'OPCA.

Assurer une veille sur les avantages et/ou exonérations des charges

Administratif

Tenir à disposition la convention collective et/ou l’accord d’entreprise au salarié.
Vérifier les aides à l'embauche ou à l'emploi et les obligations liées à celles-ci (contrats aidés, dispositifs d’aides régionales, loi Fillon, bases forfaitaires pour associations agréées sport).

Le registre unique du personnel :
Quel que soit son effectif, une association est tenue d'enregistrer le salarié sur ce registre qui doit comporter dans l'ordre d'embauchage et de façon indélébile les indications suivantes pour chaque salarié : nom, prénom, adresse, situation de famille, date de naissance, nationalité, sexe, emploi et qualification, date d'entrée, date de sortie et motif, type de contrat.
Ce registre doit être tenu à disposition de l'administration.

Le registre médical qui regroupe l'ensemble des informations transmises par la médecine du travail (fiche d'aptitude au travail, dossier médical éventuellement).

Management

Utiliser un planning annuel indicatif et mensuel fixe et des fiches de congés.
Faire remplir une fiche de relevé de temps de travail pour avoir une vision plus précise du coût réel des activités en fonction du temps passé.
Organiser un entretien annuel d’activités et entretien annuel d’évaluation.
Etablir avec son salarié une liste exhaustive des missions et tâches qu’il exécute dans le cadre de son activité.
Veiller à ce que cette liste soit en cohérence avec le projet associatif et l'intitulé de la mission confiée au salarié. Au besoin, revoir la définition de l’intitulé du poste.
Coordonner les activités du salarié.
Motiver le salarié à son implication dans la vie de l’association,
Favoriser les relations salarié/licenciés et salarié/bénévoles.
Valoriser les actions réalisées par le salarié à l’extérieur (partenaires institutionnels et privés, médias).
Utiliser les dispositifs de formation pour développer les compétences du salarié en adéquation avec le projet associatif. Etablir un plan de formation pour le salarié.

 

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